Klubbdrift
På de fleste arbeidsplasser er det flere Parat-medlemmer. Du vil få større utbytte av medlemskapet og stå sterkere overfor arbeidsgiver hvis du går sammen med de andre Parat-medlemmene og danner en gruppe, en klubb, på arbeidsstedet. En viktig oppgave for tillitsvalgte er å sørge for god drift av klubben.
I privat sektor er det tradisjon for å kalle en gruppe på arbeidsplassen for klubb. Det er det ikke i like stor tradisjon for alle steder i det offentlige. Det er fritt fram å definere seg som lokal enhet, gruppe, forening eller klubb. I praksis så er dette ulike navn på det samme. På alle arbeidsplasser med tre eller flere medlemmer skal være en lokal gruppe eller en klubb.
Den tillitsvalgte for gruppa/klubben velges som regel på årsmøtet. For at arbeidsbelastningen på den tillitsvalgte ikke skal bli for stor, anbefaler Parat at man som tillitsvalgt i hvert fall har en vara, men helst et styre. Ved å danne et styre vil tillitsvalgt ha et forum å drøfte de fleste sakene han/hun jobber med. Man må ha respekt for at ikke alle medlemmer har like stor interesse for å engasjere seg faglig, men forutsetningen for å ha en fungerende lokal gruppe er at noen er villig til å påta seg verv.
Parat anbefaler at alle lokale grupper/klubber har egne vedtekter. Disse vedtektene kan ikke være i strid med Parats vedtekter. Vedtektene kan gjerne si noe om hvilke verv man skal ha i gruppen/klubben og hvordan valg av disse skal gjennomføres.
Ulike typer tillitsvalgte
Det er formelt sett to typer tillitsvalgte på en arbeidsplass:
Avtaletillitsvalgte – de som er valgt i henhold til reglene i de respektive hovedavtalene.
Organisasjonstillitsvalgte – de tillitsvalgte som er valgt av medlemmene i henhold til Parats vedtekter eller kubbens vedtekter.
Dette er et viktig skille, da det er hovedavtalen som gir oss rett til å representere medlemmene overfor arbeidsgiver, men de organisasjonstillitsvalgte kan være med på å skape mer engasjement i gruppen/klubben.
Les mer om oppnevning/valg av tillitsvalgte og hovedtillitsvalgte her.
Klubbstyret
Styret i gruppen/klubben velges på årsmøtet og leder arbeidet mellom årsmøtene. Et klubbstyres oppgave vil typisk være:
Noen har aldri sittet i et styre tidligere, andre har mye erfaring fra styrearbeid bak seg. Det er derfor viktig når det velges et nytt styre at de som er helt nye får en opplæring i styrearbeid slik at styret har et felles utgangspunkt hvor alle kan delta på likt nivå. Opplæringen bør handle om hva organisasjonen jobber med, hvordan den jobber og hvordan man har kontroll på økonomien. Hvis det nye styret blir lært opp godt, kan de starte arbeidet sitt raskere og gjøre en bedre jobb.
De som er valgt inn i styret vil ofte ha en idé om hvordan det vil bli å være i styret og hva slags arbeid de vil gjøre. Derfor er det viktig å snakke om de nyvalgtes forståelse av sin rolle, slik at man unngår at ulike forventninger og interesser kan ødelegge for samarbeidet i styret. Noen kan for eksempel se for seg at de vil sitte med masse makt og kan endelig gjennomføre prosjektene de lenge har gått og planlagt – andre ønsker mindre arbeid og mer deling av oppgaver med de andre medlemmene i organisasjonen.
Et styre kan ha mange ulike roller, nedenfor finner du en oversikt over de mest vanlige:
Leder
Leder av våre klubber er både hovedtillitsvalgt i henhold til tariffavtalen og leder valgt av årsmøtet.
Leder har mange viktige oppgaver i en klubb, og er klubbens ansikt utad. Det aller viktigste for enhver tillitsvalgt er at man ønsker å bidra og vil være med å påvirke sin egen arbeidsplass.
En god leder skal ikke gjøre alle oppgavene selv, men skal sørge for at man løser den oppgaven som man er opptatt av så effektivt som mulig. Henvendelser fra ledelse, andre klubber, fra Parat og andre steder bør svares på så raskt som mulig. Det er leders ansvar at det skjer, selv om det er andre i klubben som skal gjøre den faktiske jobben.
Lederen skal sørge for innkalling og eventuell dagsorden for styremøter, er ansvarlig for alle viktige dokumenter i organisasjonen. Lederen er også overordnet ansvarlig for å skrive søknader og for å inngå økonomiske avtaler.
Nestleder
Nestleder kan skal ta over som leder dersom lederen er fraværende, det kan da være lurt at nestleder er definert som vara for leder hos ledelsen i bedriften.
Sekretær
Sekretæren har som primæroppgave å skrive (korte) referater/protokoller fra møtene, hjelpe til med eventuell rapportering, ta vare på den post/e-post og andre papirer dere lager og mottar som klubb. Man kan gjerne la referat-/protokollføringen gå på omgang, men én bør ha et hovedansvar for oppbevaring.
Tips: Ta en gjennomgang av det dere har tatt vare på en gang i året. Protokoller og avtaler må tas vare på, men sakspapirer, nyhetsbrev fra Parat og annet bør kastes jevnlig (minst hvert tredje år). Kan noe lagres elektronisk så gjør gjerne det, men inngåtte avtaler må i tillegg tas vare på i papirformat.
Kasserer
Alle grupper med minimum 5 betalende medlemmer har rett til driftsstøtte fra Parat. Noen har egen kontingent i tillegg, andre igjen får støtte fra arbeidsgiver. Disse pengene må det holdes oversikt over, det skal søkes, rapporteres og medlemmene skal gis innsyn i pengebruken. Til dette må man ha en kasserer i styret som holder i disse oppgavene. Egen økonomi og klubbens økonomi skal ikke blandes. Parat anbefaler at gruppen/klubben har egen konto, dette kan søkes om via Parat.
Bruk av penger skal styrebehandles eller tas opp på årsmøtet ved større disposisjoner. Styret og til sist årsmøtet skal ha rapport i form av regnskap, og det skal også Parat ha. På Parats skjema kan man laste ned egne regnskapsskjema som kan brukes. Regnskapet skal være signert av to personer (kasserer og tillitsvalgt) i gruppen.
Styremedlem/varamedlem
Dere kan også velge ekstra styremedlemmer dersom dette er hensiktsmessig. Parat anbefaler at man minimum har et varamedlem til styret, som kan steppe inn dersom noen må trekke seg. Da slipper dere å ha suppleringsvalg om dette skulle skje.
Forventninger og rolleforståelse
Forventningene til de som sitter i styret må være tydelige. Mange organisasjoner diskuterer forventningene til styrearbeidet og styreperioden raskt etter årsmøtet, slik at man vet om de ulike forventningene. Når forventningene er klare og alle kjenner dem, er det enklere å ta hensyn og samarbeide for at alle skal få et hyggelig år sammen i styret.
Rollen til styremedlemmene i organisasjonen henger sammen med hvordan styret skal fungere og hva organisasjonen trenger. Har organisasjonen store utfordringer, for eksempel at medlemstallet går nedover, må styremedlemmene forvente å legge ned en god del arbeidsinnsats. Dette må styret vite om før de begynner å arbeide, slik at man ikke får en ubehagelig start som nyvalgt styremedlem.
Selv om styret er ansvarlig for den daglige driften i organisasjonen, betyr ikke det at det er styret som skal gjøre alt arbeidet selv, og styremedlemmene bør oppfordre vanlige medlemmer til å være med på å drive organisasjonen. En god løsning kan være å fordele oppgavene mellom styremedlemmene, som igjen fordeler dem videre til de frivillige. Slik blir det enklere for styrelederen å ha en god oversikt over alt som foregår i organisasjonen fordi styremedlemmene kan rapportere direkte til styret.
Forventningsavklaring mellom styret og medlemmene - Bruk tid på å avklare hvilke forventninger medlemmene har til styret, gruppa/klubben og til dere som er tillitsvalgt. Det er lurt å bruke tid på å høre hva medlemmene forventer av klubben i perioden som kommer. Unngå å skape for høye forventninger for hva dere skal få til. Husk å kommunisere godt med medlemmene om status på det dere jobber med gjennom perioden.
Handlingsplan
Lag en handlingsplan med mål og aktiviteter for gruppa/klubben som gjelder i perioden. Sett opp hvem som har ansvar og sett tydelige tidsfrister for når ting skal gjøres/gjennomføres. Handlingsplanen er et viktig verktøy for arbeidet i gruppa/klubben. En handlingsplan lages for 1 år av gangen (mellom hvert årsmøte), og skal da inneholde mål for perioden og aktiviteter. Evaluering av handlingsplan og arbeidet i gruppa/klubben dokumenteres i årsberetningen.
Les mer om årsmøtet og dokumenter til årsmøtet her
Mal for handlingsplan finner du her
Formål, mål og aktiviteter
Hvorfor eksisterer foreningen deres? Det er viktig at dere sammen med medlemmene skaper en idé om hva som er unikt med deres forening. Bruk gjerne tid på å diskutere dette i et medlemsmøte. Enighet om hva som er overordnet viktig for foreningen skaper et sterkere fellesskap, gjør det lettere å rekruttere og gjør det enklere å sette mer spesifikke mål og aktiviteter. Formålet i gruppa/klubben skrives gjerne inn i de lokale vedtektene.
Et mål er en framtidig ønsketilstand. Hvilken tilstand ønsker dere å nå fram til neste årsmøte? Bruk gjerne et medlemsmøte til å avklare hvilke mål gruppen/klubben skal ha fram til neste årsmøte. Det er særlig viktig at målene er klart definerte og mulig å måle (gjerne etter SMART-modellen).
Det er viktig å definere et mål som et resultat og ikke som en aktivitet. Aktivitetene skal bidra til å nå målet, men er ikke et mål i seg selv. Det må være en sammenheng mellom de målene dere setter, og de aktivitetene dere vil gjøre.
Eksempel på mål:
PowerPoint om klubbdrift: Roller, mål, økonomi og møteteknikk
Den tillitsvalgte for gruppa/klubben velges som regel på årsmøtet. For at arbeidsbelastningen på den tillitsvalgte ikke skal bli for stor, anbefaler Parat at man som tillitsvalgt i hvert fall har en vara, men helst et styre. Ved å danne et styre vil tillitsvalgt ha et forum å drøfte de fleste sakene han/hun jobber med. Man må ha respekt for at ikke alle medlemmer har like stor interesse for å engasjere seg faglig, men forutsetningen for å ha en fungerende lokal gruppe er at noen er villig til å påta seg verv.
Parat anbefaler at alle lokale grupper/klubber har egne vedtekter. Disse vedtektene kan ikke være i strid med Parats vedtekter. Vedtektene kan gjerne si noe om hvilke verv man skal ha i gruppen/klubben og hvordan valg av disse skal gjennomføres.
Ulike typer tillitsvalgte
Det er formelt sett to typer tillitsvalgte på en arbeidsplass:
Avtaletillitsvalgte – de som er valgt i henhold til reglene i de respektive hovedavtalene.
Organisasjonstillitsvalgte – de tillitsvalgte som er valgt av medlemmene i henhold til Parats vedtekter eller kubbens vedtekter.
Dette er et viktig skille, da det er hovedavtalen som gir oss rett til å representere medlemmene overfor arbeidsgiver, men de organisasjonstillitsvalgte kan være med på å skape mer engasjement i gruppen/klubben.
Les mer om oppnevning/valg av tillitsvalgte og hovedtillitsvalgte her.
Klubbstyret
Styret i gruppen/klubben velges på årsmøtet og leder arbeidet mellom årsmøtene. Et klubbstyres oppgave vil typisk være:
- Være et drøftingsorgan for den tillitsvalgte
- Ha kontakt med medlemmene. Være tilgjengelig for medlemmer som ønsker kontakt samt være til stede på "møtestedene" som er på arbeidsplassen
- Holde kontakt med Parat regionalt og sentralt.
- Informere medlemmene. Videresende informasjon fra Parat og informere om informasjon, drøftinger og forhandlinger med ledelsen i virksomheten
- Verve nye medlemmer
- Delta i det praktiske forarbeidet samt prioriteringene i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger.
- Arrangere medlemsmøter/temakvelder for alle eller deler av medlemmene
- Drøfte høringsuttalelser
Noen har aldri sittet i et styre tidligere, andre har mye erfaring fra styrearbeid bak seg. Det er derfor viktig når det velges et nytt styre at de som er helt nye får en opplæring i styrearbeid slik at styret har et felles utgangspunkt hvor alle kan delta på likt nivå. Opplæringen bør handle om hva organisasjonen jobber med, hvordan den jobber og hvordan man har kontroll på økonomien. Hvis det nye styret blir lært opp godt, kan de starte arbeidet sitt raskere og gjøre en bedre jobb.
De som er valgt inn i styret vil ofte ha en idé om hvordan det vil bli å være i styret og hva slags arbeid de vil gjøre. Derfor er det viktig å snakke om de nyvalgtes forståelse av sin rolle, slik at man unngår at ulike forventninger og interesser kan ødelegge for samarbeidet i styret. Noen kan for eksempel se for seg at de vil sitte med masse makt og kan endelig gjennomføre prosjektene de lenge har gått og planlagt – andre ønsker mindre arbeid og mer deling av oppgaver med de andre medlemmene i organisasjonen.
Et styre kan ha mange ulike roller, nedenfor finner du en oversikt over de mest vanlige:
Leder
Leder av våre klubber er både hovedtillitsvalgt i henhold til tariffavtalen og leder valgt av årsmøtet.
Leder har mange viktige oppgaver i en klubb, og er klubbens ansikt utad. Det aller viktigste for enhver tillitsvalgt er at man ønsker å bidra og vil være med å påvirke sin egen arbeidsplass.
En god leder skal ikke gjøre alle oppgavene selv, men skal sørge for at man løser den oppgaven som man er opptatt av så effektivt som mulig. Henvendelser fra ledelse, andre klubber, fra Parat og andre steder bør svares på så raskt som mulig. Det er leders ansvar at det skjer, selv om det er andre i klubben som skal gjøre den faktiske jobben.
Lederen skal sørge for innkalling og eventuell dagsorden for styremøter, er ansvarlig for alle viktige dokumenter i organisasjonen. Lederen er også overordnet ansvarlig for å skrive søknader og for å inngå økonomiske avtaler.
Nestleder
Nestleder kan skal ta over som leder dersom lederen er fraværende, det kan da være lurt at nestleder er definert som vara for leder hos ledelsen i bedriften.
Sekretær
Sekretæren har som primæroppgave å skrive (korte) referater/protokoller fra møtene, hjelpe til med eventuell rapportering, ta vare på den post/e-post og andre papirer dere lager og mottar som klubb. Man kan gjerne la referat-/protokollføringen gå på omgang, men én bør ha et hovedansvar for oppbevaring.
Tips: Ta en gjennomgang av det dere har tatt vare på en gang i året. Protokoller og avtaler må tas vare på, men sakspapirer, nyhetsbrev fra Parat og annet bør kastes jevnlig (minst hvert tredje år). Kan noe lagres elektronisk så gjør gjerne det, men inngåtte avtaler må i tillegg tas vare på i papirformat.
Kasserer
Alle grupper med minimum 5 betalende medlemmer har rett til driftsstøtte fra Parat. Noen har egen kontingent i tillegg, andre igjen får støtte fra arbeidsgiver. Disse pengene må det holdes oversikt over, det skal søkes, rapporteres og medlemmene skal gis innsyn i pengebruken. Til dette må man ha en kasserer i styret som holder i disse oppgavene. Egen økonomi og klubbens økonomi skal ikke blandes. Parat anbefaler at gruppen/klubben har egen konto, dette kan søkes om via Parat.
Bruk av penger skal styrebehandles eller tas opp på årsmøtet ved større disposisjoner. Styret og til sist årsmøtet skal ha rapport i form av regnskap, og det skal også Parat ha. På Parats skjema kan man laste ned egne regnskapsskjema som kan brukes. Regnskapet skal være signert av to personer (kasserer og tillitsvalgt) i gruppen.
Styremedlem/varamedlem
Dere kan også velge ekstra styremedlemmer dersom dette er hensiktsmessig. Parat anbefaler at man minimum har et varamedlem til styret, som kan steppe inn dersom noen må trekke seg. Da slipper dere å ha suppleringsvalg om dette skulle skje.
Forventninger og rolleforståelse
Forventningene til de som sitter i styret må være tydelige. Mange organisasjoner diskuterer forventningene til styrearbeidet og styreperioden raskt etter årsmøtet, slik at man vet om de ulike forventningene. Når forventningene er klare og alle kjenner dem, er det enklere å ta hensyn og samarbeide for at alle skal få et hyggelig år sammen i styret.
Rollen til styremedlemmene i organisasjonen henger sammen med hvordan styret skal fungere og hva organisasjonen trenger. Har organisasjonen store utfordringer, for eksempel at medlemstallet går nedover, må styremedlemmene forvente å legge ned en god del arbeidsinnsats. Dette må styret vite om før de begynner å arbeide, slik at man ikke får en ubehagelig start som nyvalgt styremedlem.
Selv om styret er ansvarlig for den daglige driften i organisasjonen, betyr ikke det at det er styret som skal gjøre alt arbeidet selv, og styremedlemmene bør oppfordre vanlige medlemmer til å være med på å drive organisasjonen. En god løsning kan være å fordele oppgavene mellom styremedlemmene, som igjen fordeler dem videre til de frivillige. Slik blir det enklere for styrelederen å ha en god oversikt over alt som foregår i organisasjonen fordi styremedlemmene kan rapportere direkte til styret.
Forventningsavklaring mellom styret og medlemmene - Bruk tid på å avklare hvilke forventninger medlemmene har til styret, gruppa/klubben og til dere som er tillitsvalgt. Det er lurt å bruke tid på å høre hva medlemmene forventer av klubben i perioden som kommer. Unngå å skape for høye forventninger for hva dere skal få til. Husk å kommunisere godt med medlemmene om status på det dere jobber med gjennom perioden.
Handlingsplan
Lag en handlingsplan med mål og aktiviteter for gruppa/klubben som gjelder i perioden. Sett opp hvem som har ansvar og sett tydelige tidsfrister for når ting skal gjøres/gjennomføres. Handlingsplanen er et viktig verktøy for arbeidet i gruppa/klubben. En handlingsplan lages for 1 år av gangen (mellom hvert årsmøte), og skal da inneholde mål for perioden og aktiviteter. Evaluering av handlingsplan og arbeidet i gruppa/klubben dokumenteres i årsberetningen.
Les mer om årsmøtet og dokumenter til årsmøtet her
Mal for handlingsplan finner du her
Formål, mål og aktiviteter
Hvorfor eksisterer foreningen deres? Det er viktig at dere sammen med medlemmene skaper en idé om hva som er unikt med deres forening. Bruk gjerne tid på å diskutere dette i et medlemsmøte. Enighet om hva som er overordnet viktig for foreningen skaper et sterkere fellesskap, gjør det lettere å rekruttere og gjør det enklere å sette mer spesifikke mål og aktiviteter. Formålet i gruppa/klubben skrives gjerne inn i de lokale vedtektene.
Et mål er en framtidig ønsketilstand. Hvilken tilstand ønsker dere å nå fram til neste årsmøte? Bruk gjerne et medlemsmøte til å avklare hvilke mål gruppen/klubben skal ha fram til neste årsmøte. Det er særlig viktig at målene er klart definerte og mulig å måle (gjerne etter SMART-modellen).
Det er viktig å definere et mål som et resultat og ikke som en aktivitet. Aktivitetene skal bidra til å nå målet, men er ikke et mål i seg selv. Det må være en sammenheng mellom de målene dere setter, og de aktivitetene dere vil gjøre.
Eksempel på mål:
- Vår klubb skal ha minst 2/3 av de ansatte som medlemmer innen neste årsmøte.
- Vår klubb skal få gjennomslag for at arbeidsgiver bidrar til kompetanseutvikling for minst halvparten av de ansatte som søker om dette.
Eksempel på aktiviteter som kan bidra til å oppfylle mål:
- Vår klubb skal gjennomføre minst to arrangement i løpet av året der vi inviterer med oss kolleger som ikke er medlemmer.
- Vår klubb skal oppmuntre og hjelpe våre medlemmer til å utforme søknad til arbeidsgiver om bidrag til kompetanseutvikling.
PowerPoint om klubbdrift: Roller, mål, økonomi og møteteknikk