Årsmøte

Innkalling
Alle medlemmer har rett til å møte på årsmøtet. Alle medlemmer skal derfor kalles inn i henhold til fristene i de lokale vedtektene. (Forslag til lokale vedtekter). Også syke, permitterte og andre som ikke er på arbeidsstedet i perioden mellom innkalling og møtedato skal ha innkalling. Hvis det ikke går frem av vedtektene, kan man ikke la seg representere av andre (såkalt fullmektig).

Innkalling til årsmøter må skje i så god tid at det er mulig for de innkalte å kunne ordne fremmøte og til å vurdere de punktene som er med i dagsorden.

Innkallingen skal inneholde saksliste. Det er kun de sakene som står på sakslista som skal behandles på årsmøtet. Det skal ikke settes opp "eventuelt" under et årsmøte.

Møtet kan gjennomføres med de som møter, uavhengig av hvor mange som er til stede, hvis det ikke er begrensninger i de lokale vedtektene på antall medlemmer som skal være til stede for at et møte skal være lovlig satt. Når møtet har behandlet ferdig sakene på sakslista heves møtet, dvs. det formelle møtet avsluttes.

Etter at det formelle møtet er avsluttet kan man gjerne avholde et medlemsmøte, for eksempel for å informere om andre aktuelle saker. 

Forslag til mal for innkalling

Gjennomføring av årsmøtet 
Et årsmøte gjennomføres i henhold til sakslista.

Forslag til mal for saksliste

Forretningsorden

Et årsmøte kan vedta en forretningsorden som kan omhandle regler for taletid, stemmegiving, med mer, og en forretningsorden behandles tidlig i møtet. 

Forslag til mal for forretningsorden

Ordstyrer 
Det skal velges en ordstyrer. Valg av ordstyrer gjennomføres av leder. Ordstyrer bør opptre mest mulig nøytralt. Ordstyrer har ansvaret for å avvikle møtet så effektivt som mulig, styre innlegg og replikker, samt sette strek.

Alle medlemmer må behandles likt med hensyn til taletid, replikk og andre vesentlige forhold under årsmøtet. 

Avstemning 
Fastsetting av avstemningstema og prosedyre foreslås av ordstyrer, hvis ikke annet følger av vedtekter eller en eventuell forretningsorden.

Avstemming avholdes vanligvis åpent, hvis ikke en eller flere ønsker skriftlig avstemning. Dersom man ikke har tellekorps, har ordstyrer ansvar for opptelling ved avstemning. Les mer om avstemningsregler her.

Ved vedtektsendringer og oppløsning av gruppa/klubben kreves det et kvalifisert flertall, og det betyr for våre lokale ledd 2/3 flertall iht. Parats vedtekter. Ved saker som direkte angår en enkeltperson bør vedkommende bli innkalt og få anledning til å uttale seg før vedtak fattes.

Ved valg må aktuelle personer være spurt på forhånd eller ha samtykket i at de kan velges. Årsmøtet har rett til å kaste et sittende styre og/eller styremedlem, uten begrunnelse, selv om styret/vedkommende for eksempel har ett år igjen av en styreperiode.

Årsberetning 
En årsberetning gir en fin oversikt over aktiviteten i den lokale gruppa/klubben siste år og bidrar til synliggjøring av gruppen og den lokale aktiviteten. Gruppa/klubben er ansvarlig for at årsberetning foreligger i god tid før årsmøtedokumentene skal distribueres.

Årsberetningen kan med fordel skrives fortløpende gjennom hele året, etter hvert som aktiviteter og møter gjennomføres. Det letter arbeidet med beretningen. Dersom man holde seg til mer eller mindre samme mal hvert år, er det enklere å se utviklingen til gruppa/klubben.

Forslag til mal for årsberetning

Protokoll
Det skal skrives protokoll fra årsmøtet. Protokollen er gruppas/klubbens dokumentasjon på de vedtak som er gjort i årsmøtet. Protokollen skrives av referent, og signeres av de som ble valgt på møtet, alle valgt under konstitueringen.

Forslag til mal for protokoll