Slik gjennomfører du et godt årsmøte
Årsmøtet er klubbens øverste organ. Her bestemmer medlemmene hva klubben skal jobbe med, og hvem som skal representere dem. Her får du råd om hvordan du planlegger og gjennomfører årsmøtet, gjennomfører valg og avstemninger og følger opp møtet i etterkant.
Før årsmøtet
God planlegging gjør det enklere å gjennomføre et godt årsmøte.
Sjekk vedtektene
Start med å sjekke de lokale vedtektene. De kan ha regler om blant annet:
når årsmøtet skal holdes
hvordan medlemmene skal innkalles
hvem som har stemmerett
valg av tillitsvalgte
fullmakter
krav til flertall ved ulike vedtak.
Hovedavtalen kan også ha bestemmelser om valg av tillitsvalgte og organiseringen av tillitsvalgtapparatet.
Send innkalling
Alle medlemmer skal få innkalling i tråd med fristene i de lokale vedtektene. Det gjelder også medlemmer som er syke, permitterte eller ikke er på arbeidsplassen.
Send innkallingen så tidlig at medlemmene får tid til å sette seg inn i sakene og planlegge deltakelse.
Innkallingen bør inneholde:
dato og tidspunkt
sted eller informasjon om digital deltakelse
saksliste
frist for å sende inn saker
informasjon om sakspapirene.
Det er sakene på sakslisten som skal behandles på årsmøtet. Ikke sett opp «eventuelt» som en egen sak.
Forslag til mal for innkalling
Lag sakspapirene
Gjør sakspapirene tilgjengelige i god tid før møtet.
Aktuelle dokumenter kan være:
årsberetning
årsregnskap
innkomne forslag
forslag til budsjett
valgkomiteens innstilling
forslag til kandidater til tillitsverv.
Skriv årsberetningen
Årsberetningen gir medlemmene en oversikt over hva klubben har gjort det siste året.
Det er enklere å skrive årsberetningen hvis dere noterer aktiviteter og viktige saker gjennom året. Bruk gjerne samme mal fra år til år.
Forslag til mal for årsberetning
Forbered valget
Valg av tillitsvalgte er en viktig del av årsmøtet.
Avklar i god tid:
hvilke verv som er på valg
hvem som ønsker å stille
om det skal brukes valgkomité
hvordan kandidatene skal presenteres
hvordan valget skal gjennomføres.
Spør kandidatene på forhånd om de ønsker å stille til valg.
Parat anbefaler normalt at tillitsvalgte velges for to år. Det kan være en fordel at ikke alle styremedlemmene er på valg samtidig. Da sikrer dere bedre kontinuitet i styret.
I større medlemsgrupper kan en valgkomité finne og foreslå kandidater. Valgkomiteens innstilling legges frem for årsmøtet.
Slik gjennomfører dere årsmøtet
Årsmøtet gjennomføres etter sakslisten.
Velg ordstyrer
Årsmøtet skal velge en ordstyrer. Ordstyreren bør være mest mulig nøytral og sørge for at møtet gjennomføres på en ryddig og effektiv måte.
Ordstyreren
følger sakslisten
fordeler ordet
passer på taletid og replikker
sørger for at forslag og vedtak er tydelige
leder avstemningene.
Alle medlemmer skal behandles likt når det gjelder taletid, replikker og muligheten til å delta.
Vedta en forretningsorden
Årsmøtet kan vedta en forretningsorden med regler for blant annet taletid, replikker og avstemninger.
Hvis dere skal bruke en forretningsorden, bør den behandles tidlig i møtet.
Forslag til mal for forretningsorden
Avstemninger
Ordstyreren foreslår hvordan en avstemning skal gjennomføres, med mindre vedtektene eller forretningsordenen sier noe annet.
Avstemninger kan gjennomføres på flere måter:
Akklamasjon
Håndsopprekning
Ved å reise seg
Skriftlig med stemmesedler
Navneopprop
Elektronisk
Vanligvis gjennomføres avstemninger åpent. Ved personvalg kan skriftlig eller elektronisk avstemning brukes dersom det er behov for hemmelig valg.
Flere forslag i samme sak
Når det er flere forslag i en sak, bør de behandles i denne rekkefølgen:
Et forslag om å utsette saken behandles først.
Forslag som kan rangeres mot hverandre, behandles fra det mest ytterliggående til det minst ytterliggående.
Alternative forslag settes opp mot hverandre, to forslag om gangen.
Forslag som ikke kan settes opp mot hverandre, behandles ett etter ett.
Hvilket flertall kreves?
Hvis vedtektene ikke sier noe annet, brukes simpelt flertall.
Simpelt flertall betyr at et forslag får flere stemmer enn de andre forslagene.
Absolutt flertall betyr at et forslag får mer enn halvparten av stemmene fra alle som har stemmerett.
Kvalifisert flertall betyr at det kreves en bestemt andel av stemmene, for eksempel to tredeler.
Ved vedtektsendringer og oppløsning av klubben eller gruppen kreves det kvalifisert flertall. For lokale ledd i Parat er kravet to tredeler i henhold til Parats vedtekter.
Ved stemmelikhet må dere følge reglene i vedtektene eller forretningsordenen. Det kan for eksempel være ny avstemning eller at møteleder har dobbeltstemme.
Valg av tillitsvalgte
Valget bør være en egen sak på årsmøtet.
Før valget bør dere:
avklare hvilke verv som er på valg
finne kandidater
spørre kandidatene om de ønsker å stille
gi kandidatene mulighet til å presentere seg
avklare hvordan valget skal gjennomføres.
Valget kan gjennomføres ved akklamasjon, håndsopprekning, skriftlig avstemning eller elektronisk valg.
Parat kan bistå med elektroniske valg. Ta kontakt med nærmeste regionkontor dersom dere trenger hjelp.
Når nye tillitsvalgte er valgt, skal de meldes til arbeidsgiver og Parat.
Etter årsmøtet
Skriv protokoll
Det skal skrives protokoll fra årsmøtet. Protokollen dokumenterer hvilke saker som ble behandlet, hvilke vedtak som ble gjort og hvem som ble valgt.
Protokollen bør inneholde:
navn på klubben eller gruppen
dato og sted
hvem som var til stede
hvilke saker som ble behandlet
forslag og vedtak
resultatet av valg
styrets sammensetning etter valget
hvem som er valgt til å signere protokollen.
Protokollen skal signeres av personene som årsmøtet har valgt til dette.
Forslag til mal for årsmøteprotokoll
Følg opp vedtakene
Årsmøtet gir klubben oppgaver for det kommende året. Sørg for at vedtakene blir fulgt opp.
Etter møtet bør dere:
sende protokollen til medlemmene
melde nye tillitsvalgte til arbeidsgiver og Parat
lagre protokoll og øvrige årsmøtedokumenter
lage en plan for oppfølging av vedtakene.
Sjekkliste for årsmøtet
Før møtet
Sjekk vedtekter og frister.
Fastsett dato, tid og sted.
Send innkalling.
Be om innkomne saker.
Lag årsberetning og eventuelt årsregnskap.
Forbered saksliste og sakspapirer.
Finn kandidater til ledige verv.
Avklar ordstyrer og referent.
Avklar om dere trenger tellekorps.
Test teknisk løsning hvis møtet er digitalt eller hybrid.
Under møtet
Velg ordstyrer.
Behandle eventuell forretningsorden.
Følg sakslisten.
Gjennomfør avstemninger og valg etter gjeldende regler.
Velg tillitsvalgte.
Velg personer som skal signere protokollen.
Før protokoll.
Etter møtet
Ferdigstill og signer protokollen.
Send protokollen til medlemmene.
Meld nye tillitsvalgte til arbeidsgiver og Parat.
Lagre årsmøtedokumentene.
Følg opp vedtakene.
Maler og nyttige verktøy
Trenger du hjelp med valg eller gjennomføring av årsmøtet? Ta kontakt med nærmeste regionkontor.