Hjemmekontor – hvilke regler gjelder?
Under koronapandemien har mange av oss måttet arbeide hjemmefra. Noen opplever det som en tvangstrøye, mens andre trives godt. Økt bruk av hjemmekontor har uansett aktualisert spørsmålet om hvilke regler som gjelder, og hvilke krav og rettigheter arbeidstaker og arbeidsgiver har i den forbindelse. Nedenfor gir vi en oversikt over hvilke regler som gjelder.
Last ned dokumentet i pdf-format her
Kan arbeidstaker kreve hjemmekontor?
Uten avtale med arbeidsgiver kan ikke arbeidstaker kreve å få jobbe fra hjemmekontor. Det betyr at arbeidstaker plikter å møte på jobb hvis arbeidsgiver krever det. Også under en pandemi. Arbeidsgiver har på sin side plikt til å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder tilfredsstillende smitteverntiltak.
Kan arbeidsgiver pålegge hjemmekontor?
Det finnes ingen lovregel som gir arbeidsgiver rett til å pålegge hjemmekontor. I noen tilfeller kan imidlertid arbeidsgiver i kraft av styringsretten pålegge ansatte å jobbe hjemmefra. Det så vi eksempel på i mars 2020, da flere virksomheter måtte stenge sine kontorer på dagen for å etterkomme myndighetenes smittevernregler.
Hvilke regler gjelder hvis hjemmekontor blir vanlig i fremtiden?
Hvis hjemmearbeidet går over til å bære preg av en fast ordning, f.eks. slik at man over tid jobber hjemmefra hver eller annenhver uke, så vil forskrift om arbeid som utføres i hjemmet komme til anvendelse. Forskriften finner du her
I slike tilfeller skal det inngås skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
Den skriftlige avtalen skal inneholde informasjon om:
- omfanget/arbeidstid for hjemmearbeidet
- eventuelle bestemmelser om arbeidstakerens tilgjengelighet
- varighet
- oppsigelses- og endringsadgang
- eventuell prøvetid for ordningen
- opplysninger om eiendomsrett
- drift og vedlikehold av utstyr
- eventuelle bestemmelser om saksbehandling
- taushetsplikt
- oppbevaring av dokumenter
Hva med arbeidsmiljøet på hjemmekontoret?
Dersom hjemmekontor innføres som en fast ordning, sier forskriften at det spesielt er tre forhold arbeidsgiver må ha søkelys på i internkontrollen:
For mer informasjon, se Arbeidstilsynets side om hjemmearbeid.
Har du krav på yrkesskadeerstatning på hjemmekontor? Parat har undersøkt saken.
Juristforbundet : Hjemmekontor – praktiske og rettslige problemstillinger
Hva sier tariffavtalene?
Hjemmekontor/fjernarbeid er sjelden regulert i tariffavtalene i privat sektor. I dag er det kun enkelte av avtalene med hovedorganisasjonen Virke som inneholder slik regulering, samt at man også finner det i flere av arbeideroverenskomstene herunder Industrioverenskomsten.
I de avtaler man har tatt inn bestemmelser om hjemmekontor/fjernarbeid, har formålet med en slik ordning i utgangspunktet vært knyttet til at det kan være et hensiktsmessig tiltak for tilrettelegging av arbeidssituasjonen til eldre arbeidstakere eller arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne. I en slik situasjon vil bruk av hjemmekontor ofte kunne være aktuelt som et supplement til oppmøte på det ordinære arbeidsstedet.
I de av avtalene med Virke som inneholder regulering av bruk av hjemmekontor/fjernarbeid, er dette regulert i et eget bilag til overenskomstene. Bilaget inneholder en mønsteravtale/rammeavtale som kan brukes ved inngåelse av individuelle avtaler mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker om fjernarbeid.
I funksjonæravtalen inngått mellom Parat og Virke står det følgende om hjemmekontor/fjernarbeid:
Partene er positive til fjernarbeid og har utarbeidet en rammeavtale og forslag til mønsteravtale om fjernarbeid. Dersom det er forenlig med bedriftens behov, kan arbeidstakeren gis mulighet for en fleksibel arbeidssituasjon innenfor en forpliktende ramme. Partene anbefaler at rammeavtale og mønsteravtale om fjernarbeid benyttes ved fjernarbeidsforhold. Partenes utgangspunkt er at alt fjernarbeid skal baseres på frivillighet og at arbeidstakerens tilhørighet til det sosiale miljøet på arbeidsplassen opprettholdes.
Vi anbefaler at det utarbeides en avtale mellom de lokale parter der man regulerer de viktigste forholdene knyttet til perioder hvor den ansatte som hovedregel arbeider fra hjemmekontor.
Særlig om hjemmekontor for ansatte i Staten
Når det gjelder statlig sektor, er overraskende nok bruk av hjemmekontor ikke regulert i Statens personalhåndbok. Det finnes derimot noe som kalles "individuell fjernarbeidsavtale", hvor hjemmekontor er en av flere former for arbeid utenfor den faste arbeidsplassen.
Partene i staten har laget et webinar om hjemmekontor sendt 11. november 2020 – se det her
Hva skjedde da statsforvaltningen flyttet hjem. Les rapporten her
Utfordringer med hjemmekontor
Ledelse
For arbeidsgiver kan det være vanskelig å ivareta den ansattes arbeidsmiljø ved hjemmearbeid/fjernarbeid. Man er ikke i kontakt med avdelingen sin på lik linje som ved vanlig drift uten pandemi. Hvis man jobber et sted hvor det til vanlig ikke er normalt å gi mye fleksibilitet til når, hvor og hvordan arbeidsoppgavene utføres, kan det oppleves utfordrende for lederen når hun/han ikke kan utøve den vante "overvåkningen". For de lederne som til vanlig gir sine ansatte frihet under ansvar, kan den tillitsbaserte ledelsen fortsette også ved bruk av hjemmekontor.
HMS
Det er også en utfordring knyttet til dekning kontorteknisk utstyr, bredbånd, mobiltelefon, forsikring etc. I forlengelsen av det er en utfordring at man nødvendigvis ikke har den gode kontorstolen, senk- og hev-skrivebordet, to store skjermer etc. Å sitte på pinnestol ved kjøkkenbordet, barstol ved kjøkkenøyen. Er spisestuestolene laget for å bli sittet på i 8 timer? Med knekk i nakken når man ser ned på laptopen på spisestuebordet.
Muskel- og skjelettplager grunnet mangel på variasjon i løpet av arbeidsdagen er noe mange føler på i disse hjemmekontor-tider. Det blir ikke mange skritt i løpet av dagen når man ruller ut av sengen og tasser 8 meter bort til "kontoret". Hverdagstrimmen blir vanskeligere å gjennomføre når man ikke går til buss eller trikk, eller tar trappen 4-5 etasjer i stedet for heisen.
Riktig belysning, støy, temperatur og luftkvalitet er noe heller ikke arbeidsgiver kan ha helt kontroll over når de ansatte sitter på hjemmekontor. Lederen bør bidra til god dialog med de ansatte slik at man får kartlagt forholdene de ansatte jobber under hjemme, og ikke minst motivere til fysisk aktivitet i løpet av arbeidsdagen. En gåtur i lunsjen kan være godt for både sinn og kropp.
Arbeidstid – fritid
Når man jobber hjemmefra over en lengre periode, er det flere som opplever arbeidstid som flytende. Riktignok sparer mange reisetiden til og fra jobb, og det kan gi noen ekstra timer i døgnet. Allikevel blir skillet mellom hjem og arbeid er flytende. Man gjør private ærender som å sette på klesvasken i kjernetiden, og man jobber ut over kvelden. PCen står jo der, klar for å brukes. Når jobben kaller er du jo bare sekunder borte fra å kunne svare på den ene eposten. Eller 20.
Det er også en utfordring ved arbeid i hjemme at man oppholder seg i stuen eller på kjøkkenet hvor resten av familien også er når de kommer hjem fra skole og jobb. Du deler "kantine" med både samboer og barn. Når barna blir kollegaen din så byr det på utfordringer man ikke har med "vanlige" kollegaer. At mamma og pappa er på jobb er ikke alltid lett å forstå for en i barneskolen. Og i hvert fall ikke når mamma og pappa har et veldig viktig møte på Teams.
Kollegialt samvær mm.
Mange savner sosial kontakt med kolleger. Det er vanskelig å erstatte fysiske møter fullt ut, selv om man har digitale verktøy som er gode alternativer. Vi skal heller ikke undervurdere verdien av den ikke-planlagte faglige dialogen mellom kolleger, informasjon og kompetanse som plukkes opp, kroppsspråk og stemninger i møte. Det er mange som føler på ensomhet når det blir utstrakt hjemmekontor. Terskelen blir også høyere for å be om et Teams møte med en kollega bare for å sparre litt om en sak. Det som er så lett å gjøre rundt kaffeautomaten, blir vanskeligere hjemmefra.
Meninger i samfunnet
Noen er positive til hjemmekontor, mens andre argumenterer for at det fungerer ikke fullt så godt og vi må flytte tilbake til arbeidsgivers lokaler når pandemien er over.
Spekter-direktør Anne Kari Bratten tar for seg lederes bekymring når det kommer til utstrakt bruk av hjemmekontor: "De færreste ledere har riktignok behov for å sjekke at folk jobber nok, men flere av oss er bekymret for om medarbeiderne faktisk skiller klart mellom arbeidstid og fritid. I tillegg kan ikke verdien av den ikke-planlagte faglige dialogen mellom kolleger, informasjon og kompetanse som plukkes opp, kroppsspråk og stemninger i møter, undervurderes. Den forherligelsen av hjemmekontor vi nå er vitne til, tåkelegger også lederskapets behov for oppfølging av fremdrift og resultater, samt lederens mulighet til å passe på at alle trives og utvikles. For de fleste er jobben også kameratskap og samhold." Les mer
Spekter tar for seg flere utfordringer med hjemmekontor i denne artikkelen
Abelia ser noe ulikt på saken, og stiller seg mer positiv til hjemmekontor
Abelia, i motsetning til Spekter, mener det er flere fordeler ved økt bruk av hjemmekontor enn det er ulemper
Videre lesning:
infotjenester.no/artikler/skriftlig-avtale-om-hjemmekontor/
juridika.no/innsikt/jussen-p%C3%A5-hjemmekontor-n%C3%A5r-hjemmet-blir-arbeidsplassen
Kan arbeidstaker kreve hjemmekontor?
Uten avtale med arbeidsgiver kan ikke arbeidstaker kreve å få jobbe fra hjemmekontor. Det betyr at arbeidstaker plikter å møte på jobb hvis arbeidsgiver krever det. Også under en pandemi. Arbeidsgiver har på sin side plikt til å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder tilfredsstillende smitteverntiltak.
Kan arbeidsgiver pålegge hjemmekontor?
Det finnes ingen lovregel som gir arbeidsgiver rett til å pålegge hjemmekontor. I noen tilfeller kan imidlertid arbeidsgiver i kraft av styringsretten pålegge ansatte å jobbe hjemmefra. Det så vi eksempel på i mars 2020, da flere virksomheter måtte stenge sine kontorer på dagen for å etterkomme myndighetenes smittevernregler.
Hvilke regler gjelder hvis hjemmekontor blir vanlig i fremtiden?
Hvis hjemmearbeidet går over til å bære preg av en fast ordning, f.eks. slik at man over tid jobber hjemmefra hver eller annenhver uke, så vil forskrift om arbeid som utføres i hjemmet komme til anvendelse. Forskriften finner du her
I slike tilfeller skal det inngås skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
Den skriftlige avtalen skal inneholde informasjon om:
- omfanget/arbeidstid for hjemmearbeidet
- eventuelle bestemmelser om arbeidstakerens tilgjengelighet
- varighet
- oppsigelses- og endringsadgang
- eventuell prøvetid for ordningen
- opplysninger om eiendomsrett
- drift og vedlikehold av utstyr
- eventuelle bestemmelser om saksbehandling
- taushetsplikt
- oppbevaring av dokumenter
Hva med arbeidsmiljøet på hjemmekontoret?
Dersom hjemmekontor innføres som en fast ordning, sier forskriften at det spesielt er tre forhold arbeidsgiver må ha søkelys på i internkontrollen:
- Arbeidsstedet,
- Arbeidsutstyret og
- Innemiljø
For mer informasjon, se Arbeidstilsynets side om hjemmearbeid.
Har du krav på yrkesskadeerstatning på hjemmekontor? Parat har undersøkt saken.
Juristforbundet : Hjemmekontor – praktiske og rettslige problemstillinger
Hva sier tariffavtalene?
Hjemmekontor/fjernarbeid er sjelden regulert i tariffavtalene i privat sektor. I dag er det kun enkelte av avtalene med hovedorganisasjonen Virke som inneholder slik regulering, samt at man også finner det i flere av arbeideroverenskomstene herunder Industrioverenskomsten.
I de avtaler man har tatt inn bestemmelser om hjemmekontor/fjernarbeid, har formålet med en slik ordning i utgangspunktet vært knyttet til at det kan være et hensiktsmessig tiltak for tilrettelegging av arbeidssituasjonen til eldre arbeidstakere eller arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne. I en slik situasjon vil bruk av hjemmekontor ofte kunne være aktuelt som et supplement til oppmøte på det ordinære arbeidsstedet.
I de av avtalene med Virke som inneholder regulering av bruk av hjemmekontor/fjernarbeid, er dette regulert i et eget bilag til overenskomstene. Bilaget inneholder en mønsteravtale/rammeavtale som kan brukes ved inngåelse av individuelle avtaler mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker om fjernarbeid.
I funksjonæravtalen inngått mellom Parat og Virke står det følgende om hjemmekontor/fjernarbeid:
Partene er positive til fjernarbeid og har utarbeidet en rammeavtale og forslag til mønsteravtale om fjernarbeid. Dersom det er forenlig med bedriftens behov, kan arbeidstakeren gis mulighet for en fleksibel arbeidssituasjon innenfor en forpliktende ramme. Partene anbefaler at rammeavtale og mønsteravtale om fjernarbeid benyttes ved fjernarbeidsforhold. Partenes utgangspunkt er at alt fjernarbeid skal baseres på frivillighet og at arbeidstakerens tilhørighet til det sosiale miljøet på arbeidsplassen opprettholdes.
Vi anbefaler at det utarbeides en avtale mellom de lokale parter der man regulerer de viktigste forholdene knyttet til perioder hvor den ansatte som hovedregel arbeider fra hjemmekontor.
Særlig om hjemmekontor for ansatte i Staten
Når det gjelder statlig sektor, er overraskende nok bruk av hjemmekontor ikke regulert i Statens personalhåndbok. Det finnes derimot noe som kalles "individuell fjernarbeidsavtale", hvor hjemmekontor er en av flere former for arbeid utenfor den faste arbeidsplassen.
Partene i staten har laget et webinar om hjemmekontor sendt 11. november 2020 – se det her
Hva skjedde da statsforvaltningen flyttet hjem. Les rapporten her
Utfordringer med hjemmekontor
Ledelse
For arbeidsgiver kan det være vanskelig å ivareta den ansattes arbeidsmiljø ved hjemmearbeid/fjernarbeid. Man er ikke i kontakt med avdelingen sin på lik linje som ved vanlig drift uten pandemi. Hvis man jobber et sted hvor det til vanlig ikke er normalt å gi mye fleksibilitet til når, hvor og hvordan arbeidsoppgavene utføres, kan det oppleves utfordrende for lederen når hun/han ikke kan utøve den vante "overvåkningen". For de lederne som til vanlig gir sine ansatte frihet under ansvar, kan den tillitsbaserte ledelsen fortsette også ved bruk av hjemmekontor.
HMS
Det er også en utfordring knyttet til dekning kontorteknisk utstyr, bredbånd, mobiltelefon, forsikring etc. I forlengelsen av det er en utfordring at man nødvendigvis ikke har den gode kontorstolen, senk- og hev-skrivebordet, to store skjermer etc. Å sitte på pinnestol ved kjøkkenbordet, barstol ved kjøkkenøyen. Er spisestuestolene laget for å bli sittet på i 8 timer? Med knekk i nakken når man ser ned på laptopen på spisestuebordet.
Muskel- og skjelettplager grunnet mangel på variasjon i løpet av arbeidsdagen er noe mange føler på i disse hjemmekontor-tider. Det blir ikke mange skritt i løpet av dagen når man ruller ut av sengen og tasser 8 meter bort til "kontoret". Hverdagstrimmen blir vanskeligere å gjennomføre når man ikke går til buss eller trikk, eller tar trappen 4-5 etasjer i stedet for heisen.
Riktig belysning, støy, temperatur og luftkvalitet er noe heller ikke arbeidsgiver kan ha helt kontroll over når de ansatte sitter på hjemmekontor. Lederen bør bidra til god dialog med de ansatte slik at man får kartlagt forholdene de ansatte jobber under hjemme, og ikke minst motivere til fysisk aktivitet i løpet av arbeidsdagen. En gåtur i lunsjen kan være godt for både sinn og kropp.
Arbeidstid – fritid
Når man jobber hjemmefra over en lengre periode, er det flere som opplever arbeidstid som flytende. Riktignok sparer mange reisetiden til og fra jobb, og det kan gi noen ekstra timer i døgnet. Allikevel blir skillet mellom hjem og arbeid er flytende. Man gjør private ærender som å sette på klesvasken i kjernetiden, og man jobber ut over kvelden. PCen står jo der, klar for å brukes. Når jobben kaller er du jo bare sekunder borte fra å kunne svare på den ene eposten. Eller 20.
Det er også en utfordring ved arbeid i hjemme at man oppholder seg i stuen eller på kjøkkenet hvor resten av familien også er når de kommer hjem fra skole og jobb. Du deler "kantine" med både samboer og barn. Når barna blir kollegaen din så byr det på utfordringer man ikke har med "vanlige" kollegaer. At mamma og pappa er på jobb er ikke alltid lett å forstå for en i barneskolen. Og i hvert fall ikke når mamma og pappa har et veldig viktig møte på Teams.
Kollegialt samvær mm.
Mange savner sosial kontakt med kolleger. Det er vanskelig å erstatte fysiske møter fullt ut, selv om man har digitale verktøy som er gode alternativer. Vi skal heller ikke undervurdere verdien av den ikke-planlagte faglige dialogen mellom kolleger, informasjon og kompetanse som plukkes opp, kroppsspråk og stemninger i møte. Det er mange som føler på ensomhet når det blir utstrakt hjemmekontor. Terskelen blir også høyere for å be om et Teams møte med en kollega bare for å sparre litt om en sak. Det som er så lett å gjøre rundt kaffeautomaten, blir vanskeligere hjemmefra.
Meninger i samfunnet
Noen er positive til hjemmekontor, mens andre argumenterer for at det fungerer ikke fullt så godt og vi må flytte tilbake til arbeidsgivers lokaler når pandemien er over.
Spekter-direktør Anne Kari Bratten tar for seg lederes bekymring når det kommer til utstrakt bruk av hjemmekontor: "De færreste ledere har riktignok behov for å sjekke at folk jobber nok, men flere av oss er bekymret for om medarbeiderne faktisk skiller klart mellom arbeidstid og fritid. I tillegg kan ikke verdien av den ikke-planlagte faglige dialogen mellom kolleger, informasjon og kompetanse som plukkes opp, kroppsspråk og stemninger i møter, undervurderes. Den forherligelsen av hjemmekontor vi nå er vitne til, tåkelegger også lederskapets behov for oppfølging av fremdrift og resultater, samt lederens mulighet til å passe på at alle trives og utvikles. For de fleste er jobben også kameratskap og samhold." Les mer
Spekter tar for seg flere utfordringer med hjemmekontor i denne artikkelen
Abelia ser noe ulikt på saken, og stiller seg mer positiv til hjemmekontor
Abelia, i motsetning til Spekter, mener det er flere fordeler ved økt bruk av hjemmekontor enn det er ulemper
Videre lesning:
infotjenester.no/artikler/skriftlig-avtale-om-hjemmekontor/
juridika.no/innsikt/jussen-p%C3%A5-hjemmekontor-n%C3%A5r-hjemmet-blir-arbeidsplassen