I krøll for multidose

23 000 pasienter i 72 kommuner byttet fra årsskiftet leverandør av multidose fra Apotek 1 til Norsk Medisinaldepot. Mye gikk feil de første månedene, og konsekvensene har vært store. Situasjonen har blitt bedre fram mot sommeren, men de store problemene har hatt sin pris for alle parter.

Opptil 7000 pasienter rammet

Det var Apotek 1 som fram til årsskiftet hadde produksjon og levering av multidose til de omlag 23 000 pasientene i de 72 kommunene som inngår i det som omtales som «Stavangeranbudet» eller «Storby 2-anbudet». I fjor høst vant Norsk Medisinaldepot anbudet for inntil fem år fra 1. januar 2019.

Siden Norsk Medisinaldepot overtok har problemene stått i kø for alle parter. Legemiddelverket meldte tidlig i mars at problemene kan ha rammet opptil 7000 pasienter. Norsk Medisinaldepot hadde da varslet om feil som følge av medisinmangel og feil ved manuell overføring av informasjon.

Stavanger kommune, som administrerer anbudet på vegne av de 72 kommunene, sendte senere samme måned et brev til Legemiddelverket. Der beskrev de utfordringene kommunene opplevde med leveransene fra Norsk Medisinaldepot.

Brevet beskriver blant annet feildosering i posene: «Dersom kommunene ikke hadde hatt god beredskap, er det klart at multidosepasientene kunne risikert alvorlige tilfeller av feilmedisinering.» Kommunen viser til et eksempel der en pasient mottok dagsdosering av Alendronat, som bare skal gis én gang i uken

Kritiske avvik

På bakgrunn av brevet fra Stavanger kommune gjennomførte Legemiddelverket senere samme måned tilsyn ved Norsk Medisinaldepots multidoseapotek, Vitusapotek AB 28. Apoteket er lokalisert ved Norsk Medisinaldepots hovedkontor i Oslo.

Legemiddelverket mener at Norsk Medisinaldepot ikke var godt nok forberedt på å håndtere leveransene. Tilsynsrapporten beskriver åtte avvik fra faglige krav. Tre av dem er karakterisert som kritiske. Avvikene er i stor grad relatert til avvikshåndtering, opplæring og ressurssituasjonen ved apoteket.

Norsk Medisinaldepot har i vår gjort flere tiltak for å tilfredsstille kontrakten og lovkravene, mener strategidirektør i Norsk Medisinaldepot, Miriam Skåland.

– Vi oppfatter at kommunene ser forbedringer i leveransene av multidose fra oss. Vi har gjort tiltak på alle punktene i tilsynsrapporten fra Legemiddelverket. Alle prosedyrer er revidert, og det er blant annet gjennomført betydelig oppbemanning og iverksatt strakstiltak rundt medisinmangel, sier Skåland.

Miriam Skåland, strategidirektør i NMD, mener utfordringene forsterket seg som følge av medisinmangel. Foto: NMD.

Uenighet om pasient- og reseptdata

Norsk Medisinaldepot forberedte overtakelsen av anbudet blant annet ved å manuelt registrere pasient- og reseptdata for hver enkelt pasient. Men allerede her startet problemene for Norsk Medisinaldepot. Det var uenighet mellom kommunene og Apotek 1 om hvilke og i hvilken form pasient- og reseptdata skulle utleveres til Norsk Medisinaldepot.

Kalenderen viste desember før partene kom til enighet om at Norsk Medisinaldepot kunne få utskrifter av ordinasjonskortene, som tilsvarer pasientens resept på multidose, fra Apotek 1. – Utfordringene knyttet til overføring av ordinasjonskort fra Apotek 1 var en viktig årsak til problemene som oppsto, sier Skåland.

Flere har uttrykt bekymring rund uenigheten om overføring av pasient- og reseptdataene, blant dem leder i Farmaceutene, Rønnaug Larsen.

– Det er skuffende at det gikk så langt at både Legemiddelverket, Helsedirektoratet og Datatilsynet måtte involveres før Apotek 1 overleverte komplette ordinasjonskort til ny leverandør, uttrykker Larsen på Farmaceutenes nettside.

Også Stavanger kommune uttrykker bekymring i brevet til Legemiddelverket:

«Samarbeidsklimaet per dags dato mellom grossistene er en stor utfordring for kommunene og pasientene».

Brudd på avtalen

I brevet viser kommunene ellers forståelse for at medisinmangel er utenfor Norsk Medisinaldepots kontroll, men etterlyser oppfølging overfor fastlegene, kommunene og pasientene i situasjoner med medisinmangel:

«Kommunene forventer like god service og apotektjeneste til sine pasienter som hva man ellers forventer som privatperson hos et apotek».

Utover manglende oppfølging, feil i posene og medisinmangel, viser redegjørelsen til problemer med hastebestillinger, avbestillinger og endringer. Det har også vært levering på feil adresse og feil dag, og avvik har ikke vært rapportert slik de skal. Kommunene klaget også på manglende kompetanse hos ansatte ved Vitusapotek AB 28.

De 72 kommunene opplever nå en klar forbedring i leveransene fra Norsk Medisinaldepot. Avdelingssjef for anskaffelser i Stavanger kommune, Elvur Thorsteinsdottir, mener det har skjedd en merkbar positiv utvikling.

– Vi opplever at det jobbes målrettet med å sikre leveranser i henhold til avtalen og gjeldende apoteklovgivning. Nødvendigheten av å opprettholde kommunenes ekstra kontrollrutiner ved mottak av multidose fra Norsk Medisinaldepot blir løpende evaluert, sier hun.

Dagbot og erstatningskrav

Stavanger kommune påpeker at de ekstra kontrollrutinene har avverget alvorlig feilmedisinering, blant annet feil dose. Tiltakene har ført til enorm ressursbruk ute i kommunene. Fra 7. mars krevde kommunene dagbot på ti tusen kroner fra Norsk Medisinaldepot som følge av manglende oppfyllelse av avtalte krav og rutiner.

Kravet om dagbot ble avsluttet den 27. mai. Dagbøtene kom dermed opp i et beløp på nærmere 800 000 kroner.

– Det er lite tilfredsstillende å være i en dagbotsituasjon. Vi har imidlertid hatt god dialog med kommunene, og er glad for at dette nå er løst, sier Skåland.

Øyvind Winther, administrerende direktør i Apotek 1, mener NMD har gjort slett arbeid. Foto: Apotek 1

I tillegg sender de enkelte kommunene individuelle erstatningskrav til Norsk Medisinaldepot. Stavanger kommune kan ikke konkretisere størrelsen på disse kravene.

De økonomiske konsekvensene for Norsk Medisinaldepot stopper ikke med det. I tilsynsrapporten fra Legemiddelverket kommer det fram at Norsk Medisinaldepot har måttet bruke omtrent et årsverk på manuell overføring av pasient- og reseptdata, i tillegg til å bruke store ressurser på å kontakte leger for å bekrefte gyldigheten av ordinasjonskortene.

Krevde overføring «over natten»

Overføringen fra en leverandør til en annen skjedde «over natten» ved årsskiftet for alle de 23 000 pasientene. Det var en del av betingelsene i anbudet. Norsk Medisinaldepot innså tidlig at overtakelsen av alle pasientene på samme tid kunne bli utfordrende, og undersøkte muligheten for en trinnvis overføring fra Apotek 1.

Ønsket ble bestemt avvist av kommunene, som hele tiden har vært tydelige på at byttet av leverandør skulle skje samtidig for alle pasientene. Skåland og Norsk Medisinaldepot er uenig i denne tilnærmingen.

– Vi anbefaler en faset overgang for fremtidige, store anbud. Utfordringene forsterket seg ytterligere som følge av medisinmangelen vi hadde i vinter. Mangelen på gode nasjonale IT-systemer for multidose har også vært en utfordring, sier Skåland.

Apotek 1 gikk i en pressemelding i mars hardt ut mot Norsk Medisinaldepot. Der hevder administrerende direktør Øyvind Winther at evnen til å levere på multidose først og fremst handler om gode rutiner, planlegging og logistikk, og at problemer ikke kan bortforklares med medisinmangel.

– Her har Norsk Medisinaldepot/ Vitusapotek gjort slett arbeid ved implementeringen av et nytt anbud, og skjuler seg bak de generelle leveringsutfordringene på verdensmarkedet, uttalte Winther.

Norsk Medisinaldepot har valgt å ikke kommentere utspillet fra Apotek 1. Legemiddelverket mener at alle parter har noe å lære av denne saken, både apotekbransjen og kommunene.

– Det er viktig at alle legger til rette for en smidig overgang mellom leverandører av multidose, og at overføringen av pasienter også kan skje gradvis, sier legemiddelinspektør i Legemiddelverket, Mona Wensaas Kinn.

Bekymret for tilliten

Winther uttrykte også bekymring for at tilliten til multidose blir svekket.

– At Norsk Medisinaldepot/Vitusapotek ikke klarer å levere et multidoseprodukt som er i samsvar med myndighetskrav, og som markedet har krav på, er ødeleggende for pasientenes og samarbeidende helsepersonells tillit til multidoseordningen, uttalte han.

Lederen i Farmaceutene, Rønnaug Larsen, skriver på foreningens nettside at den store mediedekningen kan gjøre at også brukere som ikke er rammet av feil, kan bli skeptiske. Hun mener det som har skjedd er trist for alle parter.

– Det er naturligvis høyst beklagelig dersom enkelte har mistet tillit til multidose som produkt. Vi håper at forbedringene som er gjennomført, vil bidra til å gjenoppbygge tilliten, sier strategidirektøren i Norsk Medisinaldepot, Miriam Skåland.