Gevinsten av digitalisering: Fra forenkling til utvikling

Tekst og foto: Anne L. Buvik

Ved dagens start ble det gjort et ordsky-eksperiment blant deltakerne, hvor alle skrev inn hvilket ord de forbinder med digital utvikling. Det fremtredende ordet i skyen om morgenen var «forenkling». Ved dagens slutt, etter blant annet to workshops og foredrag av Fredrik Torjusen fra CapGemini og Thomas Becke fra Husbanken, gjentok man eksperimentet. Da hadde «forenkling» fått selskap av «virksomhetsutvikling» og «effektivisering»

Heza Rafsy og Fredrik Torjusen fra CapGemini foreleste om digitalisering av saksbehandlingsprosesser i det offentlige.

- Husk at dette handler om mennesker. Det er de som bygger prosessene som vi kan bruke, understreket Torjusen.

For å fremme digital transformasjon er det en del forutsetninger som må oppfylles:

· Den må ledes fra toppen, selv om initiativ nedenfra er fint.

· Den må drives – og det fordrer endringsledelse.

· Mye er knyttet mot saksbehandlingsprosessen, vyer og visjoner.

· Digital transformasjon er lik, uavhengig av typen bedrift. Endringsvillighet er nøkkelen.

· Den kommer ikke av seg selv, alle kjører reisen nå.

· Tjenester og systemer skapes ofte i siloer, men brukerne skal oppleve dem på tvers av organisasjonen.

- Så Hvorfor mislykkes vi? Det er en rekke feller. Noen har ikke hastverk, og synes ting fungerer bra slik det er. Andre har ikke – eller ønsker ikke å bruke – økonomiske midler. Det er begrensninger i IT-systemer, man mangler visjoner eller forretningskonseptet er uklart, ramset Torjusen opp.

Så kan man ha kulturelt betinget motstand i organisasjonen. Blant de vanligste er mangel på tid, medarbeiderne mangler digital kompetanse og vegrer seg av den grunn, og det kan finnes en generell motvilje mot endringer – «vi har alltid gjort det sånn».

Heza Rafzy forleste om motivasjonsfaktorer som driver endringer. Suksess er avhengig av klare føringer, motivasjon og at kursen er klart staket ut.

Etter foredraget grupperte deltakerne seg etter nasjonalitet, og gjennomførte en workshop med én konkret, relevant problemstilling etter eget valg.

Bruk mer tid!

Etter foredrag fra Lindorff og Cato Rindal (se egne saker) var siste foredrag for dagen ved Thomas Becke fra Husbanken. Han holdt et særdeles personlig og kommunikativt foredrag om personlige erfaringer fra sin tid i Husbanken, og om hvordan mangel på gjennomtenkte løsninger og helhetlig tenking kan gjøre teknologi og systemer til et hinder for gjennomføring og samhandling. I verste fall kan man tape organisasjonens mål og hensikt av syne.

Hans hovedbudskap var at man må bruke mer tid på å kartlegge reelt behov og hvilke ressurser og muligheter man allerede har tilgjengelig før man går for en IT-løsning.

- Før man finner et svar, er det viktig at man bruker den nødvendige tiden på å formulere spørsmålet, sa han, og siterte til at blant andre Albert Einstein, som sa at om han i løpet av én time trengte ett eneste svar, som livet hans avhang av – ville han bruke 55 minutter på å finne det rette spørsmålet.

- Det er de i min organisasjon som synes jeg er treg – jeg har fått en løsning på bordet, men har så langt brukt flere uker til å tenke på om den egentlig er den riktige for oss. Og jeg tror jeg skal tenke en stund til, avsluttet Becke, før han ledet en ny workshop.

Og før dagen var helt slutt fikk deltakerne oppsummere gjennom å skape en ny ordsky, som tydelig viste en forskyvning i hva man forbinder med teknologisk utvikling. «Forenkling» hadde fått selskap av «utvikling» og «effektivisering». En bra dags arbeid.