Innkalling 
Alle medlemmer har rett til å møte på årsmøtet. Alle medlemmer skal derfor kalles inn i henhold til fristene i de lokale vedtektene. (Forslag lokale vedtekter). Også syke, permitterte og andre som ikke er på arbeidsstedet i perioden mellom innkalling og møtedato skal ha innkalling.

Innkalling til årsmøter må skje i så god tid at det er mulig for de innkalte å kunne ordne fremmøte og til å vurdere de punktene som er med i dagsorden. Innkallingen skal inneholde saksliste. Det er kun de sakene som står på sakslisten som skal behandles på årsmøtet. Det skal ikke settes opp eventuelt under et årsmøte. Når møtet har behandlet ferdig sakene på sakslisten heves møtet, dvs. det formelle møtet avsluttes. Etter at det formelle møtet er avsluttet kan man gjerne avholde et medlemsmøte, for eksempel for å informere om andre aktuelle saker. 

Hvis det ikke går frem av vedtektene, kan man ikke la seg representere av andre (såkalt fullmektig).

Møtet kan gjennomføres med de som møter, uavhengig av hvor mange som er til stede, hvis det ikke er begrensninger i de lokale vedtektene på antall medlemmer som skal være tilstede for at et møte skal være lovlig satt.

Gjennomføring av årsmøte 

Sakslisten til årsmøtet står i vedtektene, et vanlig årsmøte har følgende saksliste:

1. Konstituering

a)     Godkjenning av
        Innkalling
        Saksliste

b)     Valg av
        Ordstyrer/møteleder
        Referent
        2 medlemmer til å undertegne protokollen

2. Årsberetning
3. Regnskap
4. Innkomne forslag
5. Valg av styre/tillitsvalgte


Valg av ordstyrer 
Det skal velges en ordstyrer. Valg av ordstyrer gjennomføres av leder. Ordstyrer bør opptre mest mulig nøytralt. Ordstyrer har ansvaret for å avvikle møtet så effektivt som mulig, styre innlegg og replikker, samt sette strek. Alle medlemmer må behandles likt med hensyn til taletid, replikk og andre vesentlige forhold under årsmøtet. 

Avstemning 
Fastsetting av avstemningstema og prosedyre foreslås av ordstyrer, hvis ikke annet følger av vedtekter eller en eventuell forretningsorden. Avstemming avholdes vanligvis åpent ved håndsopprekking, hvis ikke en eller flere ønsker skriftlig avstemning. 

Ved avstemning over et forslag stemmes det ordinært først for ved å holde seg i ro, imot ved håndsopprekking. Eventuell stemmes det en andre gang for å se om det er noen avholdende, men dette er kun nødvendig hvis det er åpenbart store grupper som ikke stemmer eller det er ønske med full oversikt i viktige avstemminger. Ved to eller flere forslag som ikke kan settes opp mot hverandre, voterer man over forslagene fortløpende. Det er praksis at dersom det er flere forslag, skal det mest ytterliggående stemmes over først. Blir det vedtatt så faller de øvrige. Hvis ikke så fortsetter prosessen videre.

I store forsamlinger kan ordstyrer få noen til å hjelpe seg med å telle opp, ellers er det vedkommendes ansvar å holde oversikt. 

Vedtak skal, hvis ikke annet er fastsatt, fattes med simpelt flertall dvs. med flest av de av avgitte stemmene med basis i de stemmeberettigede (fremmøtte i praksis). Dette til forskjell fra et absolutt eller alminnelig flertall dvs. at et forslag har fått flere stemmer en de øvrige avgitte til sammen. Ved vedtektstendringer og oppløsning av forening/organisasjon så kreves det et kvalifisert flertall og det betyr for våre lokale ledd 2/3 – flertall iht. Parats vedtekter. 

Ved saker som direkte angår en enkeltperson så bør vedkommende bli innkalt og få anledning til å uttale seg før vedtak fattes.

Ved valg må aktuelle personer være spurt på forhånd eller ha samtykket i at de kan velges. Årsmøtet har rett til å kaste et sittende styre og/eller styremedlem, uten begrunnelse, selv om styret/vedkommende har eks. ett år igjen av en styreperiode.

Det skal skrives protokoll fra årsmøte. Denne undertegnet av de to som ble valgt under konstitueringen. 

Årsberetning 
En årsberetning gir en fin oversikt over aktiviteten i den lokale gruppen siste år og b idrar til synliggjøring av gruppen og den lokale aktiviteten.

Årsberetningen kan med fordel skrives fortløpende gjennom hele året, etter hvert som aktiviteter og møter gjennomføres. Det letter arbeidet med beretningen. Lag en mal for årsberetningen. Denne kan så brukes år etter år. 

Forslag til innhold i årsberetningen:

• Styrets sammensetning
• Utvalgenes sammensetning
• Representasjon i forbundets organer
• Tillitsverv utenom styret
• Medlemsforhold – medlemsutvikling siste år
• Møtevirksomhet
• Studievirksomhet
• Utvalgenes arbeid
• Den alminnelige virksomhet
• Samarbeid med andre foreninger
• Andre aktiviteter for medlemmer og tillitsvalgte